Accounts Payable Associate

Summary

Position Title

Accounts Payable Associate

Department

Controller's Office

Position Reports to

Accounting Manager of Disbursements

Effective Date

March 1, 2024

Status

Full Time/Non-Exempt

Job Summary

应付帐款助理是一个非豁免职位，主要负责应付帐款 为供应商付款并控制各项费用的收付和处理 应付帐款交易的类型，包括扫描和键控供应商 发票，员工费用报告，手动核对请求和电子发票; 核对发票的正确编码和批准，核对发票 in a timely manner. 任职者将向付款会计经理报告. 该职位与其他会计和内部客户密切合作 the University and external vendors.

Supervisory Responsibilities

• None.

Duties/Responsibilities

• 接收所有供应商发票，检查要求和单独的发票作为支票或信用 card payments.
• 管理发票扫描、编码和工作流程.
• 审核账户编码、批准签名和汇款地址以确保准确性.
• 在ERP系统中输入发票、信用备忘录和单据.
• 编制应付账款账龄表，并与付款部会计经理一起审核 确保付款的同时充分利用任何可用的折扣.
• 准备每两周一次的检查，并启动检查、电子转账或流程 online payments as necessary.
• 管理第一资本信用卡计划，用信用卡支付给供应商 fee income.
• 管理所有费用报销和现金预支申请，并更新预支报告 reconciliations.
• 管理和建立所有通过自动ACH和电汇支付的应付账款 将各种供应商的借方转到全球网络赌博平台的银行.
• 维护供应商记录，包括全球赌博十大网站和付款条件.
• 回应供应商的询问并解决付款差异.
• 核对供应商的月度报表，确保所有发票都已入账 for and paid.
• 根据管理层的要求，为账户编码更正准备日记账分录 对于代表多个财政年度服务的预付发票. 
• 与员工、客户、供应商建立并保持良好的工作关系; and lenders.
• 协助准备1099表格及其他必要的表格.
• 制定、实施、改进和执行预算政策和部门控制 increase accuracy and efficiency.
• 为管理层提供改进的反馈，从而提高效率 创造更高效的流程.
• 管理和执行月末和年末的应收账款结账流程.
• 协助实施与在线发票和采购订单相关的ERP系统 and approval processes.
• 根据需要为财务总监办公室订购用品.
• 协助整理和分发所有美国和办公室间的邮件到财务总监办公室 Staff.
• 协助盖章并将邮件分发给其他部门审批 or sort for payment.
• 完成管理层要求的其他项目和任务. 

Required Skills/Abilities

• 注重细节和较强的分析能力.
• 较强的时间管理和组织能力.
• 能够对多个任务和项目进行优先排序，并努力完成; 在一致的基础上提供高质量，无错误的产品.
• 熟练使用Colleague或Banner等ERP系统及Microsoft Office办公软件; 特别是Excel, Word和Outlook.
• 能够在非常紧迫的期限内自信而胜任地工作.
• 良好的人际、口头和书面沟通能力.

Education, Certificates, Licenses, & Experience

• 会计、金融或工商管理专业大专以上学历(优先) equivalent business experience.
• 至少3年以上大中型企业相关应付账款工作经验 具有高等教育背景优先考虑.
• 了解会计/簿记原理.
• 有使用在线发票和采购订单系统及审批工作流程的经验. 

Physical Requirements

• 能够在办公室环境中广泛使用电脑和电话. ability to lift and carry up to twenty pounds; ability to read, write, handle and process paper documents.
• 灵巧的手能有效地操作电脑键盘和其他商业机器.
• 视力足以阅读书面通讯和电脑显示屏幕.
• 有足够的听力，能进行有效的面对面和电话沟通.

Important Note

这不是所有责任、职责和/或所需技能的详尽清单 for this position. 大学保留修改及更改责任的权利 to meet organizational needs.

To Apply

如果你有兴趣申请这个职位，请提交你的简历和一份完整的 JU application to Roger Palmer at rpalmer9@stonecrusherestate.com.