行政助理，对外事务
Summary
职务名称
行政助理，对外事务
部门
对外事务
状态
全职/豁免
工作总结
对外事务办公室负责监督大学发展、市场营销和传播， 政府关系，社区参与和领导参与杰克逊维尔的努力 大学. 对外事务办公室负责发展、塑造和监督沟通， 联系，并参与校园内外，以提高大学的声誉， 推动收入并推进其使命和愿景. 行政助理是 负责对外事务办公室的日常工作效率 领导团队成员. 这个职位负责管理高级副经理的行政需求 支持总裁和外部执行董事的行政管理需求 事务. 行政助理是所有外部人员的联络点 与外交事务办公室有联系的选民. 一个专业的候选人， 有魅力和风度的人会在这个角色中茁壮成长. 这个职位向主任报告 负责对外事务，并将在团队中发挥关键作用.
杰克逊维尔大学
杰克逊维尔大学通过创新、科学探究、 创造跨越多个行业的经济机会和增长. 作为佛罗里达州东北部首屈一指的私立高等教育机构，杰克逊维尔 该校最近庆祝了连续四年进入前25名 地区大学在美国大学的比例.S. 新闻 & 世界报告的著名名单 最好的大学，以及一致认可的最佳价值和军事友好 学校. 杰克逊维尔大学成立于1934年，提供100多个专业、辅修、 和专业，包括护理、商业、海洋科学、工程、 金融学、心理学，以及航空等高度专业化领域的专业， 沟通科学和障碍，电影，动画和医疗保健管理. 近年来，该大学已扩大到包括五个学院，十一个学院 4个研究所，与世界一流大学建立了近500个合作伙伴关系 公司、医疗保健提供者和社区组织. 每天都是，杰克逊维尔 大学坚定不移地致力于改善学生的生活， 全球网络赌博平台的国家，和世界永远. 这是牛津大学历史上的关键时刻. 早在2022年，杰克逊维尔大学开设了法学院并开始就职 在市中心的杰克逊维尔大学上课，填补了法律教育中急需的空白 作为20多年来佛罗里达州开设的第一所新法学院. 稍后在 同年，杰克逊维尔大学宣布成立一所四年制医学院 伊利湖骨科医学院的教授. 医学院是由 长期临床协议与该地区的卓越医疗服务提供者，包括 浸信会健康，弗拉格勒健康+，adventhehealth, HCA佛罗里达纪念医院，布鲁克斯 康复和其他. 第一批学生预计将于2008年开始 2026年，在认证程序和医学院的建设之后 该建筑将成为新建的医疗中心的核心. 杰克逊维尔大学校长蒂姆·科斯特(Tim Cost)庆祝了他为联合国服务10周年 今年二月的大学. 在科斯特校长的领导下，大学取得了 一个空前成功和增长的时代. 这些费用使大学成为 这是杰克逊维尔和阿灵顿社区价值4亿美元的经济引擎 打电话回家. 增长，以及总统对伙伴关系的积极态度 帮助吸引了5亿多美元的私人投资和发展 阿灵顿.
监管责任
- 监督高级副总裁的日程安排和行政需要.
- 支持行政对外事务主任的行政需要 对外事务总监和区域内的其他领导.
- 管理办公室的日常事务.
- 作为对外事务办公室的联络点.
职责/责任
- 预算跟踪和发票提交
- 行程协调及预订
- 对外事务团队的邮寄和打印需求
- 采购卡管理及月度提交
- 根据需要进行活动管理，包括沟通支持，物流预订，餐饮， 和协调日
- 外事会议的准备和后勤工作，包括议程，客人体验， 等.
- 根据需要为高级副总裁和幕僚长准备报告
- 协调并及时完成高级副总裁要求的所有审批工作
- 为高级副总裁和其他已确定的团队成员提供行动输入和联系报告
- 办公室运作，供应，邮件提取和外部的一般组织 事务小组
- 管理对外事务网站
- 不断更新对外事务资料和对外文件
- 按要求进行每周、每月和每年的特别报告
- 根据需要为大学发展和营销与传播办公室提供支持
- 确保所有区域的组织结构图和球体图得到更新
- 支持团队新成员的入职流程
- 其他分配的工作
所需的技能/能力
- 微软套件高效- Excel, Word, Powerpoint, Outlook
- 优秀的书面和口头沟通能力是必不可少的.
- 高度关注细节.
- 能够在快节奏的工作环境中同时处理多项任务
- 出色的项目管理技能.
- 优秀的时间管理和组织能力.
- 精力充沛，能与各种各样的人打交道.
- 能够参加和/或出差参加学校的活动.
学历、证书、执照、 & 经验
- 本科学历
- 至少3年逐步负责的行政工作经验; 筹款、沟通或对外部门.
- 有支持机构筹款部门的经验者优先考虑.
生理需求
- 必须能够举起和携带重达20磅的设备和物资.
- 必须能够弯腰，弯腰，伸手.
- 灵巧的手能有效地操作电脑键盘和其他商业机器.
- 有足够的听力，能进行有效的面对面和电话沟通.
重要提示
这不是所有责任、职责和/或所需技能的详尽清单 对于这个职位. 大学保留修改及更改责任的权利 满足组织需求.
应用
有兴趣的申请人被要求提交一份简历、求职信和简历副本 推荐人名单和一份完整的 居的应用程序 给玛丽·安妮·乔利 mjolly@stonecrusherestate.com.